Redaktionssysteme

Redaktionssysteme sind Content-Management-Systeme (CMS) für die Technische Redaktion und dienen zum Erstellen, Verwalten und Bereitstellen von elektronischen Dokumenten. Redaktionssysteme bieten durch eine Vielzahl von Funktionen Möglichkeiten zur Steigerung von Effizienz und Qualität der redaktionellen Arbeit. Einige der caharkteristischen Funktionen eines Redaktionssytems sind:  

• Checkin und Checkout von Dokument-Bausteinen; dadurch Ermöglichung von Arbeiten im redaktionellen Team und Vermeidung von Doppelarbeit;
  
• automatische Variantensteuerung und Versionierung der Dokumente;
• Modularisierung und Wiederverwendbarkeit von Informationseinheiten.
  
• Durch Schnittstellen zu den Systemen aus Konstruktion oder Fertigung können Redaktionssysteme eine zusätzliche Arbeitserleichterung schaffen.
  
• Redaktionssysteme ermöglichen die Verwirklichung des Prinzips "Single Source Publishing" (SSP), das heißt aus einer Datenquelle (Source) die Ausgabe einmal erstellter Inhalte in verschiedenen Medien.

Funktionen des Redaktionssystems

Ein Redaktionssystem bietet für die unterschiedlichen Aufgaben verschiedene Funktionen:

• Editoren für die Erfassung von Text- und Bildinhalten,
• eine Datenbank für die Speicherung von Text- und Bildinhalten, Projekt- und Dokumentendaten,
• das Verwaltungssystem für Projekte, Dokumente, Informationsbausteine und Einstellungen zur Dokumentengenerierung und
• Generatoren für die Ausgabedokumente in unterschiedliche Datenformate, Layouts und Sprachen.

Eine wichtige Funktion des Redaktionssystems ist das Single Source Publishing (SSP), bei dem die gleiche Quelle für Publikationen in verschiedenen Medien genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist die klare Trennung von Inhalt, Struktur und Layout der Dokumente. Diese lässt sich durch den Einsatz von XML erreichen. Dabei wird die Struktur eines Dokuments durch eine DTD (Document Type Definition) bzw. eine XML-Schema-Datei definiert. Die XML-Instanz entsprechend dieser Struktur enthält dann den eigentlichen Inhalt. Das Layout für die Veröffentlichung in verschiedenen Medien wird über XSLT vordefiniert und stellt eine Einheitlichkeit der Veröffentlichungen sicher.

Die im Rahmen des Redaktionssystems eingeführte Datenbank ermöglicht den Zugriff auf die erfassten Informationen und dient gleichzeitig als Archiv. Die Datenbank stellt auch ein effizientes Versions-, Übersetzungs-, Varianten-, Grafik- und Link-Management für die Informationen sicher.

Arbeit mit einem Redaktionssystem

Im Redaktionssystem liegen Informationen in sogenannten Modulen vor, die erst bei der Erstellung einer Dokumentation je nach Bedarf zusammengefügt werden. Ein Kernpunkt ist, dass es niemals mehrere Module mit gleichem Inhalt gibt. Ein Modul mit einem bestimmten Inhalt wird einmal erstellt und kann dann in verschiedenen Dokumenten verwendet werden. Bei Änderungen an dem Modul wird die aktualisierte Information in allen Dokumentationen, in denen das Modul verwendet wird, bei der Ausgabe auch sichtbar.

Informationsmodule werden durch den Ersteller mit Metadaten versehen, die ein einfaches Wiederauffinden und eine effiziente Recherche ermöglichen. Diese Metadaten kennzeichnen z.B. die Zielgruppe der Information und verknüpfen Informationen mit Bauteilen und Baugruppen. Die Inhalte der Dokumente können mittels Stichwortsuche von allen Mitarbeitern gefunden werden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben.

Um zu verhindern, dass die Arbeit anderer Redakteure im Projekt versehentlich überschrieben werden kann, werden sog. Locking-Mechanismen eingesetzt. Statusinformationen wie „freigegeben" oder „in Arbeit" geben Auskunft darüber, in welchem Status sich ein Modul gerade befindet. Auch das Übersetzungsmanagement wird vereinfacht, so dass jederzeit abrufbar ist, welche Texte noch übersetzt werden müssen und welche Übersetzungen ggf. veraltet sind.

Publikation („Publishing“) mit dem Redaktionssystem

Im Redaktionssystem sind die Inhalte (die eigentlichen Daten) getrennt von Struktur und Formatierung abgelegt. Die Formatierung erfolgt erst bei der Publikation entsprechend dem gewählten Ausgabe-Medium. Hierfür werden Metadaten (Teilenummer, Informationsklasse, Informationsprodukt usw.) genutzt. Der sog. „Publisher“ des Redaktionssystems erstellt aus den erfassten Informationsbausteinen eine sog. „Publikationsinstanz“, die je nach den Metadaten für das gleiche Produkt ganz unterschiedlich ausfallen kann.

So können Dokumentationen spezifisch für eine Zielgruppe erstellt und gestaltet werden. Beispielsweise kann für das gleiche Produkt die Anleitung für den Wartungstechniker ganz andere Informationen enthalten, als für einen privaten Anwender. Außerdem können Informationen mit kundenspezifischer Formatierung und gewünschtem Layout publiziert und kundenspezifische Texte in die Dokumentation integriert werden.

Dokumentation nach dem Baukasten-Prinzip

Technische Dokumentationen können mit Hilfe des Redaktionssystems nach dem Baukasten-Prinzip zusammengesetzt werden. Kennzeichen für das Baukasten-Prinzip sind:

• die Zusammensetzung von Betriebsanleitungen aus standardisierten Bausteinen,,
•  die Nutzung einer Datenquelle für Publikationen aller Art nach dem Single Source Prinzip,
• die Reduktion der Kosten für Erstellung, Pflege und Übersetzung der Texte,
• die Verringerung des Zeitaufwands zur Erstellung von Dokumentationen,
• die Verbesserung der Aktualität und Qualität durch vereinfachtes Änderungsmanagement und vereinfachte Qualitätskontrolle sowie
• eine verbesserte Verständlichkeit durch klare Strukturen.

Diese Anforderungen werden durch ein modernes Redaktionssystem für die Technische Redaktion erfüllt, welches die Arbeit vereinfacht, besser strukturiert und Zeit einspart. Ein spezieller Redaktionsleitfaden bietet dabei eine große Unterstützung. Er stellt beispielsweise Informationen zur Verfügung zu Inhalten und modularem Aufbau der Dokumente und erläutert die Prozesse der Dokumentationserstellung. Damit unterstützt und motiviert er die Mitarbeiter in der Technischen Redaktion und erleichtert neuen Mitarbeitern die Einarbeitung.

(Verfasserin: Angela Matthies; Änderungen: Rolf Schwermer; Stand: 12.10.2009)