Ein Stichwortverzeichnis ist eine alphabetische Liste von wichtigen Bezeichnungen, Schlüsselwörtern aus dem Text des Dokumentes mit Angabe der Seitenzahlen, auf denen Informationen zu diesen Begriffen im Dokument zu finden sind.
Wenn man das Inhaltsverzeichnis als „Empfangshalle“ eines Dokumentes ansehen kann, dann stellt ein Stichwortverzeichnis gewissermaßen den „Hintereingang“ eines Dokuments dar. Das Stichwortverzeichnis erleichtert den Lesern das schnelle Auffinden von Informationen durch Suchbegriffe.
Funktion eines Stichwortverzeichnisses
Ein Stichwortverzeichnis ist erst für Dokumente ab ca. 30 Seiten Umfang sinnvoll, für kürzere Dokumente nicht.
Aus praktischen Gründen sollte das Stichwortverzeichnis erst zum Abschluss der Bearbeitung des Dokumentes erstellt werden, da erst dann die tatsächlichen Seitenzahlen feststehen. Für die Erstellung des Stichwortverzeichnisses sollte man die halbautomatischen Funktionen nutzen, die heute alle gängigen Textverarbeitungs- oder Layout-Programme bieten (auch für Aktualisierung eines Stichwortverzeichnisses nach einer Textüberarbeitung). Allerdings muss man die Korrektheit der Einträge nach der halbautomatischen Erstellung stichprobenartig überprüfen.
Um den Nutzen für die Leser zu erhöhen, sollten in das Stichwortverzeichnis aufgenommen werden:
- Begriffe, die im Text inhaltlich wichtig sind (z. B. „Datei speichern“);
- Synonyme dieser Begriffe, die den Lesern gebräuchlich sind (z. B. „Datei sichern“), auch wenn diese nicht der sprachlichen Konvention des Dokumentes entsprechen.
- Begriffe, die möglicherweise in Problemlagen eine Rolle spielen können (z. B. „Sicherung“).
Evtl. sollte man doppelte Einträge vornehmen (z. B. einen Eintrag unter „Datei sichern“ und einen zweiten Eintrag unter „Sichern von Dateien“), damit Leser nicht auf die im Dokument verwendete Terminologie festgelegt sind, sondern auch über synonyme Begriffe Informationen im Dokument auffinden können.
Querverweise auf andere Indexeinträge (z. B. „Datei sichern: siehe unter Sichern von Dateien“) sind nach Möglichkeit zu vermeiden, um den Lesern unnötiges Blättern im Index zu ersparen.
Als Überschriften für ein Stichwortverzeichnis sind gebräuchlich:- „Stichwortverzeichnis“
- „Index“
- „Register“ (selten gebraucht)
- „Sachregister“ (als Spezialfall eines Stichwortverzeichnisses)
- „Personenregister“ (als Spezialfall eines Stichwortverzeichnisses)
Planen eines Stichwortverzeichnisses
Unter der Überschrift „Planen von Indizes“ findet man in der Online-Hilfe der DTP-Software Adobe InDesign 2.0 folgende hilfreichen Ratschläge, wie man ein Stichwortverzeichnis planen sollte:
„Wenn Sie einen gut geplanten und vollständigen Index erstellen, haben die Leser Ihrer Dokumente schnellen und unmittelbaren Zugriff auf alle Informationen. Beachten Sie folgende Gesichtspunkte:
- Wie soll der Index aussehen? Wie viele Themenstufen sollen enthalten sein? Wird der Leser auf andere relevante Themen verwiesen? Reicht eine Stichwortliste aus, oder benötigen Sie einen umfassenderen Index?
- Bedenken Sie die unterschiedlichen Methoden, die Ihre Leser beim Suchen nach Informationen einsetzen werden. Ein Leser sucht vielleicht über das Stichwort „Tiere“ nach Informationen über Tiere, während ein anderer nach den Begriffen „Natur“ oder „Fauna“ sucht.
- Fügen Sie erst dann Indexeinträge hinzu, wenn die Inhalte Ihres Dokuments fast endgültig sind. Wenn Sie später große Textpassagen entfernen, verlieren Sie ggf. Teile Ihrer Arbeit am Index.
- Überprüfen Sie den Index mehrere Male, bevor Sie den endgültigen Index generieren. Suchen Sie nach doppelten Einträgen, ungenauen Themen, Tippfehlern und Inkonsistenzen in Groß- und Kleinschreibung und Formulierung. Beispielsweise würden „Krank“, „krank“ und „Kranke“ drei separate Einträge ergeben.“
(Quelle: Adobe InDesign 2.0, Online-Hilfe, Stichwort „Planen von Indizes“ („Indizes“ ist der Plural von „Index“ und bedeutet „Stichwortverzeichnisse“)
Anordnung eines Stichwortverzeichnisses
Das Stichwortverzeichnis ist hinten im Dokument im Nachschlage-Bereich untergebracht.
Typografie und Layout eines Stichwortverzeichnisses
Wählen Sie für das Stichwortverzeichnis eine kleinere Schriftgröße als die Grundschrift („Konsultationsgröße“). Das Layout sollte für das Stichwortverzeichnis eine kleinere Spaltenbreite als im sonstigen Dokument vorsehen. Deswegen kann bei einem sonst einspaltigen Satzspiegel für das Stichwortverzeichnis ein zwei- oder dreispaltiges Layout („Telefonbuch-Layout“) sinnvoll sein.
Die Seitenzahlen direkt hinter den Suchbegriff setzen. Wenn es mehrere Seitenangaben zu einem Suchbegriff gibt, dann trennen Sie die Seitenzahlen durch Kommata voneinander. Beispiel:
”Datei löschen 37, 87, 113“
Eventuell als Schreibkonvention einführen: „Wenn für einen Begriff mehrere Seiten angegeben sind, so finden Sie die Hauptinformation unter den fett gedruckten Seitenzahlen.“ Beispiel:
„Datei löschen 37, 87, 113“
Eventuell zwei Ebenen im Stichwortverzeichnis für gleich lautende Suchbegriffspaare einführen:
„Datei
- löschen 37, 87, 113
- sichern 15, 24
- umbenennen 88“
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