Standardisierung der technischen Dokumentation
Das Entwickeln von Standards ist ein Weg, Komplexität beherrschbar und Prozesse transparent zu machen sowie nicht zuletzt dadurch Ressourcen zu sparen. Auch der Bereich der technischen Dokumentation kann durch sinnvolle Standards optimiert werden.
In der technischen Dokumentation sind drei wesentliche Standardisierungsansätze zu sehen, wobei diese sich nicht gegenseitig ausschließen sondern vielmehr als komplementäre Ansätze zu verstehen sind, d.h. auch parallel angewendet werden können.
Der erste Ansatz beschreibt quasi das Grundprinzip einer jeden Standardisierung: Das Ziel hierbei ist, die Zahl der Gleichteile und damit die Wiederverwertbarkeit der Arbeitsergebnisse zu erhöhen. Auf die technische Dokumentation bezogen, kann dies zum einen durch Standardisierung der zu verwendenden Informationen erfolgen. Werden Informationen in der stets gleichen Art erhoben und gespeichert, kann deren Weiterverarbeitung erheblich vereinfacht werden. Redaktionsleitfäden sind ein wesentliches Instrument zur Umsetzung. Sie legen einen Formalismus für die zu erstellende Beschreibung fest. In ihm werden Formulierungs- und Terminologieregeln sowie gegebenenfalls weitere Regeln wie die Verwendung von Bindestrichen usw. zusammengefasst. Terminologieregeln beispielsweise legen einen Fachwortschatz fest. Das Ziel einer einheitlichen Terminologie besteht darin, für jeden Begriff genau eine Benennung zu verwenden. Das Objekt, auf das der Anwender einer Software klickt, um eine Aktion auszulösen, heißt „Schaltfläche“. Synonyme wie „Button“ o.ä. sollten vermieden werden, weil sie die eindeutige Zuordnung und damit das Verständnis erschweren.
Für den Aspekt der Wiederverwertbarkeit ist es sinnvoll, die Dokumentationen in Teileinheiten zu zerlegen, d.h. sie zu modularisieren. Wird bei einer komplexen Maschine beispielsweise jedes Bauteil einzeln beschrieben und als separates Modul archiviert, kann bei einer Änderung an einem bestimmten Bauteil das einzelne Modul aktualisiert und in jeder Dokumentation, die dieses Modul enthält, ausgetauscht werden. Ohne eine systematische Zerlegung der Dokumente in solche Teileinheiten, müssten alle Dokumente stets von Anfang bis Ende durchsucht und gegebenenfalls angepasst werden. Es ist unmittelbar einleuchtend, dass letzteres mit deutlich mehr und vor allem wiederkehrenden Aufwand verbunden ist. Damit die Effizienzeffekte der Modularisierung voll ausgeschöpft werden können, ist eine sinnvolle dahinter liegende Systematik und Speicherung unerlässlich.
Dies führt zu weiteren Standardisierungsansätzen, für die jedoch dieser erste Schritt der Informationsstandardisierung und Modularisierung die Grundvoraussetzung darstellt.
Der zweite Weg besteht in der Nutzung IT-gestützter Datenbanksysteme. Hierbei geht es u.a. um intelligente Ablagesysteme für Textmodule und Informationen wie Terminologiedaten, die zum Erstellen der Dokumentationen verwendet werden. Zum anderen kann durch gezielte Verlinkung und Verknüpfung der Teileinheiten der Arbeitsaufwand erheblich reduziert und die Fehleranfälligkeit gesenkt werden.
Mit Content-Management-Systemen wie z.B. XML oder dem ISO-Standard SGML werden Inhalte und Metainformationen wie Layoutaspekte separat gespeichert und verwaltet. Mit SGML können dann beliebige strukturelle Zusammenhänge in und zwischen Dokumenten modelliert werden.
Der dritte Ansatz besteht in der Einbindung von Übersetzungstechnologien. Die Grundidee bei den Translation Memory Tools liegt in deren Wiedererkennungsfähigkeit bereits übersetzter Textbausteine und deren automatischer Übertragungsfähigkeit in den aktuell zu übersetzenden Text. Dieser Automatismus reduziert bei großen Übersetzungsmengen den Aufwand auf bis zu 60% und führt zu einer parallelen Qualitätssteigerung, da mehrere Übersetzungsvarianten dadurch ausgeschlossen werden.
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